NGAMPRAH-Tahun ini, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Bandung Barat menyiapkan alat pemindai (scanner) untuk melakukan digitalisasi dokumen-dokumen penting di lembaga pendidikan. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi musnahnya arsip pendidikan dari potensi bencana alam ataupun kejadian tak terduga lainnya.
Kepala Bidang Kearsipan pada DKP KBB Tatang Sudrajat mengungkapkan, pihaknya akan melakukan penandatanganan nota kesepahaman dengan sekolah-sekolah melalui Dinas Pendidikan untuk mendigitalkan arsip-arsip penting, seperti ijazah. Selanjutnya, data digital akan diserahkan kepada sekolah masing-masing serta Dinas Pendidikan.
“Jadi jika sewaktu-waktu ada arsip yang musnah karena bencana alam ataupun hilang, orang yang kehilangan arsip tersebut tinggal datang ke sekolahnya ataupun ke Dinas Pendidikan untuk mendapatkan kembali arsip yang hilang. Sebab, data digital yang tersimpan nantinya bisa dicetak ulang,” katanya, Selasa (14/5/2019).
Dia menuturkan, tahun ini pihaknya mengajukan pengadaan 2 alat pemindai, masing-masing harganya lebih dari Rp 100 juta. Namun, baru 1 unit yang bisa direalisasikan. Alat tersebut nantinya akan digunakan untuk memindai sejumlah arsip penting menjadi bentuk digital.
Menurut Tatang, digitalisasi arsip di lembaga-lembaga pendidikan ini penting lantaran sangat dibutuhkan oleh pemiliknya jika sewaktu-waktu arsip tersebut hilang. Dengan terekamnya arsip digital, arsip dalam bentuk fisik akan lebih cepat didapat.
“Pengadaan scanner untuk mendigitalkan arsip pendidikan ini merupakan upaya kami untuk melindungi arsip penting bagi masyarakat. Untuk itu, kami juga terus berupaya menumbuhkan kesadaran arsip kepada masyarakat dengan menggelar bintek melalui aprat desa,” tuturnya.
Selain digitalisasi arsip pendidikan, Tatang juga mengungkapkan, tahun ini pihaknya akan mengakuisisi arsip-arsip penting di 4 SKPD, yaitu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Dinas Pariwisata dan Kebudayaan, Dinas Satpol PP, serta Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu. Sementara itu, akuisisi untuk arsip-arsip di sejumlah SKPD lainnya akan dilakukan secara bertahap hingga beberapa tahun ke depan.
Untuk mengoptimalkan pelayanan kearsipan, saat ini tengah dibangun depo arsip di Kompleks Pemkab Bandung Barat. Dari target 4 lantai, saat ini pembangunan depo arsip baru selesai 1 lantai. Targetnya, depo arsip sudah selesai dibangun pada 2021.
