Lukman menambahkan, hasil dari penggunaan sistem ini dapat memproses informasi surat menyurat secara cepat dan tepat, karena bersifat real time (online) didukung oleh arsip digital, file tracking serta disposisi secara online. Sehingga kendala dalam proses surat menyurat seperti pencarian arsip surat, mobilitas tinggi pejabat dan tracking disposisi surat dapat teratasi dengan efektif.
“Real time, kapan saja, di mana saja kita bisa melakukan pengendalian surat masuk dan keluar. Dan secara langsung tata kelola persuratan menjadi lebih baik serta meningkatnya efisiensi penggunaan kertas (paperless) dan efektivitas dalam tata kelola persuratan pada BPKD, serta sebagai sarana penunjang percepatan kegiatan,” ungkapnya.
Untuk alur kerja SITAKASUR ini, sebut dia, pertama setiap surat masuk diterima oleh operator, kemudian diproses scaning sebagai lampiran dari sistem. Kedua, dilanjutkan dengan proses input data dan upload oleh operator kepada sistem, kemudian surat diterima Kasubbag Umum untuk diparaf.
Setelah surat diparaf oleh Kasubbag Umum, selanjutnya surat diterima oleh Sekretaris BPKD untuk diverifikasi dan diparaf dan diteruskan kepada Kepala BPKD. Kemudian surat diterima dan diparaf serta didisposisikan oleh Kepala BPKD yang diteruskan kepada Sekretaris/Kabid.
Setelah itu, Sekretaris/Kabid mendisposisi dan dikirim kepada Kasubid/Kasubbag untuk dilaksanakan sesuai perintah. Dan pada tahap akhir, surat disposisi diprint oleh operator. (drx)
