Ide ini tidak muncul tiba-tiba. Ada momen krusial yang membuat Arif merasa digitalisasi sudah menjadi kebutuhan mendesak.
“Momennya sih awal dari lihat data inventaris yang sering tercecer karena masih dalam bentuk excel dan sering hilang sehingga inventarisasi barang membutuhkan waktu yang lama,” ujarnya.
Selain itu, sejumlah kendala lain terus mengganggu proses kerja, seperti data peminjaman masih manual dan tidak akurat, perawatan barang tidak tercatat sehingga tidak menentu.
Baca Juga:Bojan Hodak Kembali ke Bandung, Jawab Rumor Latih Timnas Indonesia!Guardiola Ngebet Minta Manchester City Datangkan Arda Guler, Madrid Tutup Pintu!
Kata Arif, stok barang sulit dipantau karena data tersebar, pengajuan barang tidak berbasis analisis kebutuhan. Lalu ruang kerja, jurusan, hingga sarana kesulitan mengetahui kondisi barang terkini, hingga penyusunan RAKS kerap tidak valid karena data kurang akurat.
“Kondisi itu membuat sistem digital bukan lagi soal inovasi, tapi kebutuhan,” tambahnya.
Arif menyebut, Simanis dirancang sebagai solusi menyeluruh untuk memperbaiki rantai pengelolaan inventaris sekolah.
“Digitalisasi inventarisasi barang yang awalnya manual menjadi dalam bentuk digital. Mempermudah sarana prasarana, unit kerja, jurusan, dalam mengelola inventaris barang karena data dibuat terpusat dan realtime,” jelasnya.
Dengan sistem ini, analisis kebutuhan yang sebelumnya hanya dugaan subjektif kini berbasis data konkret.
“Mempermudah analisis kebutuhan barang yang akan diajukan karena peminjaman baik barang modal maupun barang habis pakai sudah tercatat dalam bentuk aplikasi dan terpusat,” katanya.
Ia menambahkan, Simanis juga mempermudah pelaporan kerusakan barang, pelaporan peminjaman, hingga laporan perawatan sekolah. Aksesnya pun fleksibel.
Baca Juga:Milan Inginkan Lewandowski, Tapi Mustahil 'Mendarat' di San Siro!Hari Ketiga Pencarian Longsor Cibeunying Cilacap, 6 Korban Ditemukan
“Aplikasi ini dapat dibuka menggunakan perangkat mobile seperti handphone dan tablet tanpa harus menginstal aplikasi khusus,” ucapnya.
Arif menekankan bahwa Simanis membuka ruang transparansi lebih luas ketika ada pemeriksaan eksternal. Data pengajuan, kondisi barang, hingga nilai penyusutan aset kini tersedia realtime.
“Mempermudah kepala sekolah dalam memilah dan memilih barang yang diajukan untuk menyetujui dan menolak barang,” ujarnya.
“Meminimalisir kehilangan barang sekolah karena data sudah terpusat dalam satu database,” lanjutnya.
Menurut Arif, sistem ini sudah melewati fase uji coba. “Sudah dilakukan di jurusan DKV dan hasilnya menunjukkan data inventaris lebih rapi dan tidak tercecer dan lebih cepat dalam pelayanannya kepada siswa,” ujarnya.