Ciptakan Aplikasi ‘SITAKASUR’ untuk Percepatan Surat Menyurat di BPKD

NGAMPRAH– Berbagai inovasi dan kreativitas dilakukan oleh Badan Pengelolaan Keuangan Daerah (BPKD) Kabupaten Bandung Barat (KBB) dalam menunjang kinerja, terutama dalam melakukan tata kelola administrasi surat menyurat. Untuk mempermudah tata kelola surat menyurat tersebut, BPKD menciptakan aplikasi berbasis web dan android bernama Sistem Tata Kelola Persuratan (SITAKASUR) yang sudah berjalan sejak 2018 silam.

SITAKASUR disebut dapat membantu pengelolaan persuratan di BPKD yang memiliki mobilitas tinggi. Tercatat, dalam setahun mobilitas surat menyurat yang masuk bisa mencapai 6.000 surat atau jika dirata-rata 30 surat masuk setiap harinya. Selain itu, belum adanya pedoman tata kerja/petunjuk pelaksanaan mengenai pengelolaan surat menyurat secara baku dan belum adanya alat tambahan berbasis IT, serta pengarsipan yang masih bersifat manual, mendorong Sekretaris BPKD KBB, Moch. Lukmanul Hakim untuk menciptakan sistem SITAKASUR tersebut.

“Ide dan gagasan itu muncul berawal dari hasil identifikasi masalah di ruang lingkup BPKD, bahwa kondisi surat-surat masuk dan keluar itu sangat tinggi, disatu sisi mobilitas pimpinan dan pejabat struktural sangat tinggi. Sehingga perlu adanya alat bantu untuk mempermudah dan memperlancar pengendalian surat-surat masuk dan keluar. Akhirnya harus menggunakan aplikasi yang tidak hanya berbasis web, tetapi juga berbasis android seperti SITAKASUR ini,” kata Lukman, belum lama ini.

Apalagi menjelang akhir tahun, kata dia, mobilitas surat menyurat di BPKD sangat tinggi. Sebab, BPKD memiliki fungsi pendapatan, fungsi penganggaran, perbendaharaan, pengelolaan aset daerah dan pelaporan akuntansi. “Mayoritas pengajuan surat dari SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) untuk proses pencairan UP, TU, GU, dan LS, termasuk pencairan belanja hibah dan bantuan keuangan sangat tinggi,” ungkapnya.

Melalui sistem SITAKASUR ini, tambah dia, diharapkan dapat tersusun suatu pedoman petunjuk pelaksanaan atau standar operasional proses (SOP), tentang tata kelola persuratan dan terbentuknya aplikasi sistem tata kelola persuratan pada BPKD KBB yang berbasis IT (web based dan android based).